Locação de Impressoras: o guia completo
Locação de impressoras é o modelo em que a empresa aluga o equipamento em vez de comprar. A mensalidade inclui a máquina, toner, manutenção e suporte técnico, com uma franquia de páginas contratada. Na GR Cartuchos, os planos começam em R$ 169 por mês com 2.000 páginas.
Falar com um especialistaO que está incluso na locação de impressoras — e o que não está
A dúvida mais comum de quem nunca alugou é saber onde termina a responsabilidade da empresa e onde começa a do fornecedor. Na prática, a divisão é simples e vale estar no contrato por escrito.
| Item | Incluso na mensalidade | Por conta da empresa |
|---|---|---|
| Equipamento | Sim | — |
| Toner e tinta | Sim | — |
| Cilindro, fusor e peças de desgaste | Sim | — |
| Manutenção preventiva e corretiva | Sim | — |
| Suporte remoto de TI | Sim | — |
| Instalação e treinamento | Sim | — |
| Papel | — | Sim |
| Energia elétrica | — | Sim |
| Páginas acima da franquia | — | R$ 0,05 por página |
Resumindo: papel e energia ficam com você. Todo o resto entra na mensalidade.
Locação ou compra: onde está a diferença real
A comparação costuma ser feita só pelo preço da máquina, e é aí que a conta engana. O custo de uma impressora corporativa não está na aquisição: está no que vem depois dela.
| Aspecto | Locação | Compra |
|---|---|---|
| Desembolso inicial | Nenhum | Valor integral do equipamento |
| Suprimentos | Inclusos | Compra avulsa recorrente |
| Quebra fora da garantia | Coberta pelo contrato | Custo da empresa |
| Peças de desgaste | Inclusas | Custo da empresa |
| Previsibilidade de custo | Mensalidade fixa | Varia mês a mês |
| Máquina reserva | Disponível | Só comprando outra |
| Depreciação do ativo | Não se aplica | Perde valor com o tempo |
| Atualização do equipamento | Durante o contrato | Nova compra |
| Classificação contábil | Despesa operacional | Imobilizado |
Comprar faz sentido quando o volume é muito baixo e esporádico. A partir do momento em que a impressão vira rotina, a locação de impressoras costuma sair na frente do modelo de compra — principalmente pela previsibilidade.
O enquadramento contábil e tributário depende do regime da sua empresa e deve ser confirmado com o contador.
Como dimensionar a locação de impressoras pelo seu volume
Escolher errado custa dos dois lados: máquina pequena demais trava no pico do mês, máquina grande demais é mensalidade paga à toa. O ponto de partida é sempre o volume mensal de páginas.
| Volume mensal | Perfil típico | Equipamento indicado |
|---|---|---|
| Até 2.000 páginas | Escritório pequeno, consultório, loja | Multifuncional A4 laser preto e branco |
| 2.000 a 10.000 | Escritório médio, clínica, escola | Laser A4 de ciclo maior, com duplex automático |
| Acima de 10.000 | Contabilidade, transportadora, indústria | Alto ciclo, com máquina backup recomendada |
| Material colorido | Agência, marketing, comercial | Jato de tinta com tanque (EcoTank, MegaTank) |
| Formato grande | Engenharia, arquitetura, contabilidade | A3 ou A3+ |
Estes são pontos de partida. O dimensionamento final considera também os picos do mês — fechamento contábil, semana de provas, expedição em alta — porque é neles que a máquina é testada de verdade.
Sazonalidade importa mais que a média
Uma contabilidade que imprime 4.000 páginas por mês, mas concentra 3.000 delas em cinco dias, precisa de um equipamento dimensionado pelos cinco dias, não pela média.
O que verificar na locação de impressoras antes de assinar
Contrato de locação de impressoras é simples, mas alguns pontos costumam gerar surpresa depois. Vale conferir cada um deles por escrito, com qualquer fornecedor.
- Franquia e excedente: quantas páginas estão inclusas e quanto custa cada página acima disso.
- Prazo e rescisão: qual a duração e o que acontece se a empresa precisar encerrar antes.
- Escopo da manutenção: se peças de desgaste e visitas técnicas estão inclusas ou são cobradas à parte.
- Prazo de atendimento: em quanto tempo o fornecedor se compromete a responder um chamado.
- Reposição de suprimento: se é automática ou depende de a empresa abrir chamado.
- Troca de equipamento: se é possível ajustar o porte da máquina caso o volume mude.
Na GR Cartuchos, a reposição é acionada automaticamente pela telemetria quando o toner chega a 15%, e não há multa de fidelidade abusiva. A instalação é concluída em até 24 horas úteis.
Quer se aprofundar em locação de impressoras?
Cada um destes temas tem uma página dedicada, com mais detalhe do que cabe aqui.
Onde atendemos
A base fica no Jardim Santa Maria, em Guarulhos, e a equipe técnica atende a cidade, São Paulo capital e a Grande São Paulo.
Regiões com maior concentração de empresas têm página própria, como Faria Lima, Berrini, Avenida Paulista e Higienópolis.
A instalação é feita em até 24 horas úteis após a assinatura, com o acesso ao prédio combinado previamente quando necessário.
Perguntas frequentes
O que está incluso na locação de impressoras?
A mensalidade inclui o equipamento, o toner, a manutenção preventiva e corretiva, as peças de desgaste como cilindro e fusor, o suporte remoto de TI e a franquia de páginas contratada.
A empresa continua responsável apenas pelo papel e pela energia elétrica.
A locação de impressoras inclui o papel?
Sim. O papel é o único suprimento que fica por conta do cliente.
Toner, tinta, cilindro, fusor e demais peças de desgaste estão inclusos no contrato de locação.
O que acontece se a impressora quebrar?
O reparo é responsabilidade da GR Cartuchos e não gera custo adicional. Boa parte dos chamados é resolvida por suporte remoto no mesmo dia.
Quando é necessária visita presencial, o técnico é acionado a partir da base em Guarulhos. Para operações que não podem parar, há máquina backup disponível.
É possível trocar de equipamento durante o contrato?
Sim. Se o volume da empresa crescer ou mudar de perfil, o equipamento e a franquia de páginas podem ser ajustados dentro do contrato vigente, sem multa pela troca.
Como escolher a impressora certa para o volume da empresa?
O critério principal é o volume mensal de páginas, seguido pela necessidade de cor e de formato.
Até 2.000 páginas por mês, uma multifuncional A4 laser preto e branco costuma bastar. Acima de 10.000, o indicado é um equipamento de alto ciclo. Material colorido pede jato de tinta com tanque, e projetos ou planilhas grandes pedem A3.
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